Vielen Dank für Ihr Interesse an unserer WOPTICUS –
Software für Augenoptiker.
Auf unserer CD finden Sie Demoversionen von WOPTICUS
- Software für Windows, OPTICUS Classic für DOS, sowie das
Video-Beratungsprogramm OPTIFACE.
Inhaltsverzeichnis
Einige Hinweise zur
besseren Bedienung
Hinweise zum UPDATE - Service :
Unser Ziel ist es, die WOPTICUS-Software immer aktuell zu halten und
laufend Verbesserungen, Änderungen und Programmerweiterungen vorzunehmen. Aus
diesem Grund wird täglich an den Programmen gearbeitet und regelmässig ein
Update mit den vorgenommenen Verbesserungen angeboten. Dieses Update können Sie
einfach und komfortabel mit Hilfe des Internets abrufen.
Bitte wählen Sie im Manager-Programm den Punkt Live-Update.
Wenn Sie die Frage nach der Update-Abfrage mit Ja beantworten, stellt das
Programm eine Internetverbindung zur WOPTICUS-Seite her und prüft, ob eine neue
Programmversion vorliegt. Ist dieses der Fall, können Sie entscheiden, ob Sie
das Update auf Ihren Rechner übertragen wollen. Diese Übertragung erfolgt
wiederum automatisch und Sie erhalten auf dem Monitor einen Hinweis, wenn die
Übertragung abgeschlossen ist. Anschließend wird die Aktualisierung des
WOPTICUS durchgeführt.
Wir empfehlen Ihnen, nach der Installation des WOPTICUS und der
Einrichtung mit dem Assistenten solch ein Live-Update vorzunehmen, damit
Sie auch mit der Demo-Version auf dem neusten Stand sind. Wir wünschen Ihnen
viel Vergnügen bei der Arbeit mit unserem Programm.
Sollten Sie Fragen zur Installation oder zum Programm haben, dann nehmen
Sie bitte Kontakt auf :
WOpticus Vertrieb West Höke
– Augenoptik Dirk
Lietzow
D 47475 Kamp-Lintfort D
41366 Schwalmtal Susteren
/ NL
( 02842 / 9082870 02163-4035 0031-651050541
Wenn Sie das WOPTICUS-Programm gestartet haben, erscheint das Hauptmenue
:
In der oberen Zeile finden Sie die Punkte Hauptprogramme – Beratung –
Extras - ? .
Unter Hauptprogramm finden Sie Anwahlmöglichkeiten für alle
Programmmodule des WOPTICUS. Diese benötigen Sie allerdings nur dann, wenn Sie
ohne den Wegweiser arbeiten möchten. Unter Punkt Beratung können Sie
unser Beratungsprogramm WOPTI-Face aufrufen, sowie zu anderen externen
Glasberatungsprogrammen, soweit vorhanden, wechseln.
Der Punkt Extras finden Sie den anfänglich bereits beschriebenen ASSISTENTEN,
in dem Sie die Firmendaten eingeben, bzw. verändern können, sowie die Registrierung
Ihrer Programmversion vornehmen können. Weiter können Sie unter Extras den Bildschirmschoner aktivieren und das
Extramenue aufrufen. Das Extramenue lässt sich auch mit der F11-Taste,
der Bildschirmschoner mit der F12-Taste aufrufen.
Wenn Sie auf das ? klicken, erhalten Sie Informationen über die
Programmversion und unseren Lizenzvertrag. Außerdem können Sie Tipps und Tricks
abrufen. Im Wegweiser selbst finden Sie alle Programm-Module des WOPTICUS zur
direkten Auswahl.
Hier finden Sie die letzten 100 eingegebenen Aufträge, Neukunden,
Brillenfassungen und Brillengläser.
Vom markierten Eintrag können Sie ohne Umwege zu den Kundenstammdaten,
den Auftragsdaten und den Refraktionsdaten gelangen, sowie eine Rechnung von
diesem Auftrag schreiben. Im Logbuch finden Sie eine Auflistung der zuletzt mit
WOPTICUS durchgeführten Aktivitäten.
Alles für Ihre Werbeaktivitäten : Selektionen der Kundendaten für Werbeaktionen
mit Planung, Vorausschau und Datierung. Druck der Werbebriefe oder
Adressaufkleber in beliebig einteilbarer Menge. Durchführung von
Geburtstagsaktionen, Nachfassaktionen und Internetaktionen. Erfolgskontrolle
der Werbeaktionen.
Im Mahnwesen werden alle Aufträge, die noch nicht vollständig
abgewickelt sind, erfasst.
Sie erhalten eine Auflistung nach verschiedenen Kriterien.
Fehlender
B-Schein zeigt Ihnen alle Aufträge, die bereits
abgeholt und bezahlt sind, bei denen aber der Berechtigungsschein oder die
Verordnung fehlt.
Offene
Rechnung zeigt alle Aufträge, die abgeholt und
mit der Krankenkasse abgerechnet sind, aber noch nicht bezahlt wurden.
Nicht abgeholt zeigt
alle Aufträge die noch nicht abgeholt wurden.
In allen drei Auflistungen stehen Ihnen verschiedene Sortierschlüssel
zur Verfügung.
Hier eingegebene Werte werden automatisch im entsprechenden Auftrag
ergänzt, ohne dass Sie diesen noch einmal aufrufen müssen, die Verordnung wird
direkt an die Kassenabrechnung übergeben. Auch eine Rechnung kann direkt
geschrieben werden. Alle Kunden-, Auftrags- und Refraktionsdaten stehen Ihnen
auf Knopfdruck zur Verfügung.
Ratenzahlung hier finden Sie die Aufträge, für die
Ratenzahlung vereinbart wurde.
Auftragsverfolgung ist Ihr bequemes Instrument, um über den Fertigungsstand des jeweiligen
Auftrages informiert zu sein und so Kundennachfragen ohne grosses Suchen
beantworten zu können. Hier finden Sie das Bestelldatum der Brillengläser und
haben die Möglichkeit, die einzelnen Fertigungsschritte einzugeben. Auch die
Eingabe von Lieferschein-Nummer und –datum der Brillengläser zur besseren Abwicklung von evtl.
Reklamationen ist möglich.
Rechnungsbuch zeigt Ihnen alle Rechnungen, die von unbezahlten
Aufträgen erstellt wurden.
In der Lagerverwaltung werden alle lagernden Brillenfassungen,
Sonnenbrillen, Handelswaren und Pflegemittel erfasst und verwaltet. Es stehen
Ihnen verschiedene Informationen über den aktuellen Warenbestand, sowie
unterschiedliche Kalkulationsschlüssel zur Verfügung. Auch der Ausdruck von
verschiedenen Etiketten mit und ohne Barcode und Doppelauszeichnung in DM und
EURO ist möglich.
Hier finden Sie eine Auflistung der verschiedenen Krankenkassen. Neben einem
bereits enthaltenen allgemeinem Verzeichnis aller Krankenkassen und
Abrechnungsstellen können Sie sich eine zweite Datei anlegen, in der nur die
von Ihnen häufig benötigten Krankenkassen enthalten sind.
Die verschiedenen Festbetragslisten sind ebenfalls zu finden. Die
monatliche Abrechnung mit den Krankenkassen lässt sich einfach und schnell
abwickeln, da alle dafür benötigten Daten bereits mit dem Auftrag eingegeben
wurden.
Es lassen sich unterschiedliche Rechnungen vom jeweiligen Auftrag erstellen.
Ausserdem sind formlose Rechnungen, Angebote und Kostenvoranschläge möglich. Auftragsbezogene
Rechnungen und Kostenanschläge lassen sich aber auch direkt aus dem Auftrag
erstellen.
Hier können Sie alle Aufträge des gerade aktiven Kunden anschauen und
bearbeiten.
Dieser Punkt bearbeitet die gesamte Kundenverwaltung. Sie können hier
neue Kunden eingeben, Versichertenkarten einlesen, vorhandene Kunden suchen und
bearbeiten. Es stehen Ihnen Kundeninformationen und Refraktionsdaten zur Verfügung, sowie Notizen und Bemerkungen
zu diesem Kunden. Von hier aus gehen Sie weiter zur Auftragsbearbeitung, können
neue Aufträge eingeben, Altaufträge anschauen und ändern, Karteikarten drucken,
Rechnungen erstellen, usw.
Wenn Ihr Kunde eine WOPTICUS – Kundenkarte vorlegt, auf der seine
Kundennummer als Barcode verzeichnet ist, lässt sich im Feld Code mit einem
Barcodeleser die Kundennummer einlesen. Die Stammdaten des entsprechenden Kunden
werden dann auf dem Monitor angezeigt.
Hiermit rufen Sie die WOPTICUS-Registrierkasse auf. Dieses Programm
bietet Ihnen alle Funktionen einer modernen Registrierkasse. Als besonderes Bonbon
sind sowohl die nicht abgeholten Aufträge, alle offenen Rechnungen, sowie die
Sonnenbrillen, Handelswaren und Pflegemittel aus der Lagerverwaltung unterlegt
und mittels Barcodeleser oder Artikeleingabe abrufbar. Die Aufträge können in
die Kasse übernommen und gleich ausgetragen werden. In der Lagerverwaltung wird
jeder verkaufte Artikel sofort aktualisiert. Wenn Sie an Ihren Rechner eine
Kassenschublade, einen Barcodeleser und einen Bondrucker anschliessen, haben
Sie eine voll funktionsfähige Registrierkasse mit beliebig vielen Warengruppen,
Quittungsdruck, Tages-, Monats- und Jahresabschlüssen.
Hier beenden Sie die Arbeit mit dem WOPTICUS – Programm.
Ab- und Anmeldung eines anderen Bedieners mit Kennzeichen und Code.
Dies ist die WOPTICUS Textverarbeitung. Sie können Kurzbriefe,
Standardbriefe und Faxformulare erstellen und abspeichern. Beim Druck können
Sie auf viele WOPTICUS-Datenbanken zurückgreifen. Sie können vorgedruckte
Briefbogen verwenden oder einen Briefkopf entwerfen und mit ausdrucken.
Außerdem können Sie formlose Briefe erstellen.
Mit diesem Punkt rufen Sie externe Beratungsprogramme, die sich auf
Ihrem Rechner befinden, auf.
Der Manager-Baustein ist die Verwaltungszentrale des WOPTICUS-Programms.
:
Reorganisieren Wenn
Sie ein Update geladen haben, oder falls Ihre Daten durcheinander geraten sind,
z.B.: nach einem Stromausfall mit Rechnerabsturz, führen Sie hier eine
Neusortierung der Datenbanken durch.
Verkäufer Hier verwalten Sie
alle Bediener des WOPTICUS-Programms, vergeben
jeweilige Kennzeichen und
Codes, sowie die Zugriffsberechtigung.
Refraktionisten Hier
verwalten Sie die eigenen Refraktionisten und Augenärzte.
Lieferanten Verwaltung von Stamm-Lieferanten und
sonstigen Lieferanten.
Auswahllisten Bearbeitung der Strassenverzeichnisse,
Anreden, Hobbys, Berufe,
Modebezeichnungen
und Regionen.
Verzeichnisse Hier legen Sie die Verzeichnisse der
Datenbanken fest.
Formulare Druckerzuweisung
und Einstellungen der Formulare.
Datensicherung Sicherung Ihrer Daten auf Diskette,
ZIP-Laufwerk oder intern.
Glaslieferanten Verwaltung der Glaslieferanten mit Parametern
für die Glasbestellung.
Statistiklauf Aufbereitung der Auftragsdaten für die
Statistik.
Live-Update Abruf eines
Programm-Updates über das Internet.
Datenbank-Info Übersicht,
wie viele Daten Sie insgesamt eingegeben haben.
Grundkonfiguration Hier finden
Sie die Verwaltungsdaten.
In Aussehen bestimmen
Sie die Farben und Hintergründe von Wegweiser und Eingabemasken.
In Passwörter legen Sie
fest, welche Programm-Bausteine mit einer Sicherheitsabfrage versehen werden
und welche Sicherheitsstufe.
In
Firmendaten speichern Sie die Einschleif- und Refraktionspreise.
Außerdem finden Sie dort die Einstellungen
und Druckparameter für die Rechnungen, Mahnungen und Kurzbriefe.
In Einstellungen geben
Sie die Anfangswerte ein, wählen die Bildschirmauflösung und bestimmen, wo mit
Plus- bzw. Minus-Cylinder gearbeitet wird.
In Schnittstellen
tragen Sie ein, womit die Versichertenkarte gelesen wird.
In
Sonstiges finden Sie weitere Einstell- und Vorgabemöglichkeiten.
Statistiken Hier
finden Sie eine immer aktuelle Tagesstatistik mit Wochenübersicht.
Außerdem werden Ihnen eine
Vielzahl von statistischen Daten angeboten einschließlich
Vergleichmöglichkeiten.
Damit diese aktuell sind,
müssen Sie im Manager-Programm einen Statistiklauf durchführen.
Glaspreislisten Die
von Ihnen verwendeten Glaspreislisten finden Sie hier. Zusätzlich haben Sie die
Möglichkeit, Listen von Diskette einzulesen, oder die bessere Lösung, nämlich
mit dem Punkt Listen aktualisieren mit Hilfe des Internets Ihre Listen
überprüfen zu lassen.
Glasbestellung Bestellung
der eingegebenen Brillengläser per DFÜ, E-Mail oder Faxliste.
Opti Cash Banküberweisungsprogramm
(Die Windowsversion ist in Bearbeitung).
Bevor Sie Kunden und Aufträge eingeben ist es wichtig, im Manager-Programm
einige Einstellungen vorzunehmen. Das Manager-Programm ist die Schalt- und
Verwaltungszentrale vom WOPTICUS
.
Bitte rufen Sie hier zuerst den Punkt Verkäufer auf und geben Sie
mindestens einen Verkäufer ein.
Wichtig : Teilen Sie jedem Verkäufer ein eigenes Kennzeichen und einen
eigenen Code zu, das Kennzeichen sollte aus zwei Buchstaben bestehen,
von denen der erste gross und der zweite klein geschrieben wird. Der Code
besteht aus bis zu 6 Zeichen die wahlweise aus Ziffern, Zeichen oder Buchstaben
bestehen können. Beispiel : Hans
Müller Kennzeichen Mü
Code: 564213. Wählen Sie nach dem Speichern der Daten dieses Verkäufers
die Zugriffsberechtigung und markieren Sie, zu welchen Programmteilen
dieser Verkäufer zugriffsberechtigt ist. Bitte speichern nicht vergessen.
Rufen Sie als nächstes den Punkt REFRAKTIONISTEN auf und geben
Sie mindestens einen Refraktionisten Ihres Hauses ein. Die Punkte 01 bis
08 sind für die eigenen
Refraktionisten bestimmt, der Punkt 09
ist fest für die Übernahme von alten Refraktionswerten bestimmt, ab
Nr. 10 beginnen die Augenärzte.
Wählen Sie nun den Punkt Formulare und prüfen unter Einstellungen,
ob Ihr Drucker eingestellt ist. Sollte dies nicht der Fall sein, dann klicken
Sie auf das Kästchen neben der Zeile Drucker Nr.1 und übernehmen den
gewünschten Drucker. Sie können bis zu drei verschiedene Drucker einstellen und
ür jeden Drucker verschiedene Papierschächte. Allen Formularen und Reporten
können Sie hier den jeweiligen Drucker und Papierschacht zuweisen.
Wichtig wäre noch der Punkt Grundkonfiguration im Manager-Programm.
Hier können Sie noch verschiedene Einstellungen vornehmen.
Wenn Sie die Einstellungen abgeschlossen haben, dann kann es schon
losgehen.
Mit der F1-Taste rufen Sie das jeweilige Hilfefenster auf, welches
Sie mit Esc-Taste wieder schließen.
In vielen Eingabefeldern stehen Ihnen Tabellen zur Verfügung, aus denen
Sie Daten übernehmen können. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, diese
Eingabefelder zu öffnen :
1.
mit der F2 –
Taste.
2.
mit der Taste Pfeil
rechts
3.
mit der Maus
durch Klick auf den Button rechts neben dem Eingabefeld
Innerhalb der Tabelle können Sie den gewünschten Eintrag durch
Doppelklick übernehmen, das Fenster schließt sich selbsttätig. Mit der
Esc-Taste schließen Sie die Tabelle ebenfalls.
Wenn Sie Felder mit einem Datum ausfüllen müssen, ist es nicht
notwendig, die Punkte zu schreiben. Wollen Sie zum Beispiel das Datum
27.05.2001 eingeben, dann schreiben Sie einfach 270501. Nach Drücken der
Return-Taste werden die Zahlen automatisch in ein Datum umgewandelt. Das
aktuelle Tagesdatum erhalten Sie mit einem Doppelklick der linken Maustaste.