Vielen Dank für Ihr Interesse an unserer WOPTICUS – Software für Augenoptiker.

Auf unserer CD finden Sie Demoversionen von WOPTICUS - Software für Windows, OPTICUS Classic für DOS, sowie das Video-Beratungsprogramm OPTIFACE.

 

 

 

Inhaltsverzeichnis

 

Kontaktadressen. 3

Der erste Start 4

Auflistung und Historie. 4

Werbeaktionen. 4

Mahnwesen. 4

Lagerverwaltung. 5

Krankenkassen. 5

Rechnung. 5

Aufträge. 5

Kunden. 6

Code. 6

Kasse. 6

Ende. 6

Ab/Anmelden. 6

Kurzbrief 6

Beratung. 6

Manager 7

Einige Hinweise zur besseren Bedienung. 9

 

 

 

 

 


Hinweise zum UPDATE - Service :

Unser Ziel ist es, die WOPTICUS-Software immer aktuell zu halten und laufend Verbesserungen, Änderungen und Programmerweiterungen vorzunehmen. Aus diesem Grund wird täglich an den Programmen gearbeitet und regelmässig ein Update mit den vorgenommenen Verbesserungen angeboten. Dieses Update können Sie einfach und komfortabel mit Hilfe des Internets abrufen.

 

Bitte wählen Sie im Manager-Programm den Punkt Live-Update. Wenn Sie die Frage nach der Update-Abfrage mit Ja beantworten, stellt das Programm eine Internetverbindung zur WOPTICUS-Seite her und prüft, ob eine neue Programmversion vorliegt. Ist dieses der Fall, können Sie entscheiden, ob Sie das Update auf Ihren Rechner übertragen wollen. Diese Übertragung erfolgt wiederum automatisch und Sie erhalten auf dem Monitor einen Hinweis, wenn die Übertragung abgeschlossen ist. Anschließend wird die Aktualisierung des WOPTICUS durchgeführt.


Wir empfehlen Ihnen, nach der Installation des WOPTICUS und der Einrichtung mit dem Assistenten solch ein Live-Update vorzunehmen, damit Sie auch mit der Demo-Version auf dem neusten Stand sind. Wir wünschen Ihnen viel Vergnügen bei der Arbeit mit unserem Programm.

Sollten Sie Fragen zur Installation oder zum Programm haben, dann nehmen Sie bitte Kontakt auf :

 

 

Kontaktadressen

 

WOpticus Vertrieb West                 Höke – Augenoptik                          Dirk Lietzow

D 47475 Kamp-Lintfort                   D 41366 Schwalmtal                       Susteren / NL

( 02842 / 9082870                           02163-4035                                     0031-651050541

 

 

 


Der erste Start

 

Wenn Sie das WOPTICUS-Programm gestartet haben, erscheint das Hauptmenue :

           

 

In der oberen Zeile finden Sie die Punkte Hauptprogramme – Beratung – Extras - ?  .

Unter Hauptprogramm finden Sie Anwahlmöglichkeiten für alle Programmmodule des WOPTICUS. Diese benötigen Sie allerdings nur dann, wenn Sie ohne den Wegweiser arbeiten möchten. Unter Punkt Beratung können Sie unser Beratungsprogramm WOPTI-Face aufrufen, sowie zu anderen externen Glasberatungsprogrammen, soweit vorhanden, wechseln.

 

Der Punkt Extras finden Sie den anfänglich bereits beschriebenen ASSISTENTEN, in dem Sie die Firmendaten eingeben, bzw. verändern können, sowie die Registrierung Ihrer Programmversion vornehmen können. Weiter können Sie unter Extras  den Bildschirmschoner aktivieren und das Extramenue aufrufen. Das Extramenue lässt sich auch mit der F11-Taste, der Bildschirmschoner mit der F12-Taste aufrufen.

 

Wenn Sie auf das ? klicken, erhalten Sie Informationen über die Programmversion und unseren Lizenzvertrag. Außerdem können Sie Tipps und Tricks abrufen. Im Wegweiser selbst finden Sie alle Programm-Module des WOPTICUS zur direkten Auswahl.

 

 

Auflistung und Historie

 

Hier finden Sie die letzten 100 eingegebenen Aufträge, Neukunden, Brillenfassungen und Brillengläser.

Vom markierten Eintrag können Sie ohne Umwege zu den Kundenstammdaten, den Auftragsdaten und den Refraktionsdaten gelangen, sowie eine Rechnung von diesem Auftrag schreiben. Im Logbuch finden Sie eine Auflistung der zuletzt mit WOPTICUS durchgeführten Aktivitäten.

 

 

Werbeaktionen

 

Alles für Ihre Werbeaktivitäten : Selektionen der Kundendaten für Werbeaktionen mit Planung, Vorausschau und Datierung. Druck der Werbebriefe oder Adressaufkleber in beliebig einteilbarer Menge. Durchführung von Geburtstagsaktionen, Nachfassaktionen und Internetaktionen. Erfolgskontrolle der Werbeaktionen.

 

 

Mahnwesen

 

Im Mahnwesen werden alle Aufträge, die noch nicht vollständig abgewickelt sind, erfasst.

Sie erhalten eine Auflistung nach verschiedenen Kriterien.

 

Fehlender B-Schein    zeigt Ihnen alle Aufträge, die bereits abgeholt und bezahlt sind, bei denen aber der Berechtigungsschein oder die Verordnung fehlt.

Offene Rechnung         zeigt alle Aufträge, die abgeholt und mit der Krankenkasse abgerechnet sind, aber noch nicht bezahlt wurden.

Nicht abgeholt              zeigt alle Aufträge die noch nicht abgeholt wurden.

 

In allen drei Auflistungen stehen Ihnen verschiedene Sortierschlüssel zur Verfügung.

Hier eingegebene Werte werden automatisch im entsprechenden Auftrag ergänzt, ohne dass Sie diesen noch einmal aufrufen müssen, die Verordnung wird direkt an die Kassenabrechnung übergeben. Auch eine Rechnung kann direkt geschrieben werden. Alle Kunden-, Auftrags- und Refraktionsdaten stehen Ihnen auf Knopfdruck zur Verfügung.

 

Ratenzahlung            hier finden Sie die Aufträge, für die Ratenzahlung vereinbart wurde.

 

Auftragsverfolgung  ist Ihr bequemes Instrument, um über den Fertigungsstand des jeweiligen Auftrages informiert zu sein und so Kundennachfragen ohne grosses Suchen beantworten zu können. Hier finden Sie das Bestelldatum der Brillengläser und haben die Möglichkeit, die einzelnen Fertigungsschritte einzugeben. Auch die Eingabe von Lieferschein-Nummer und –datum der Brillengläser   zur besseren Abwicklung von evtl. Reklamationen ist möglich.

 

Rechnungsbuch       zeigt Ihnen alle Rechnungen, die von unbezahlten Aufträgen erstellt wurden.

                                  

 

Lagerverwaltung

 

In der Lagerverwaltung werden alle lagernden Brillenfassungen, Sonnenbrillen, Handelswaren und Pflegemittel erfasst und verwaltet. Es stehen Ihnen verschiedene Informationen über den aktuellen Warenbestand, sowie unterschiedliche Kalkulationsschlüssel zur Verfügung. Auch der Ausdruck von verschiedenen Etiketten mit und ohne Barcode und Doppelauszeichnung in DM und EURO ist  möglich.

 

Krankenkassen

 

Hier finden Sie eine Auflistung der verschiedenen Krankenkassen. Neben einem bereits enthaltenen allgemeinem Verzeichnis aller Krankenkassen und Abrechnungsstellen können Sie sich eine zweite Datei anlegen, in der nur die von Ihnen häufig benötigten Krankenkassen enthalten sind.

Die verschiedenen Festbetragslisten sind ebenfalls zu finden. Die monatliche Abrechnung mit den Krankenkassen lässt sich einfach und schnell abwickeln, da alle dafür benötigten Daten bereits mit dem Auftrag eingegeben wurden.

 

Rechnung

 

Es lassen sich unterschiedliche Rechnungen vom jeweiligen Auftrag erstellen. Ausserdem sind formlose Rechnungen, Angebote und Kostenvoranschläge möglich. Auftragsbezogene Rechnungen und Kostenanschläge lassen sich aber auch direkt aus dem Auftrag erstellen.

 

Aufträge

 

Hier können Sie alle Aufträge des gerade aktiven Kunden anschauen und bearbeiten.

 

 

Kunden

 

Dieser Punkt bearbeitet die gesamte Kundenverwaltung. Sie können hier neue Kunden eingeben, Versichertenkarten einlesen, vorhandene Kunden suchen und bearbeiten. Es stehen Ihnen Kundeninformationen  und Refraktionsdaten zur Verfügung, sowie Notizen und Bemerkungen zu diesem Kunden. Von hier aus gehen Sie weiter zur Auftragsbearbeitung, können neue Aufträge eingeben, Altaufträge anschauen und ändern, Karteikarten drucken, Rechnungen erstellen, usw.

 

Code

 

Wenn Ihr Kunde eine WOPTICUS – Kundenkarte vorlegt, auf der seine Kundennummer als Barcode verzeichnet ist, lässt sich im Feld Code mit einem Barcodeleser die Kundennummer einlesen. Die Stammdaten des entsprechenden Kunden werden dann auf dem Monitor angezeigt.

 

Kasse

 

Hiermit rufen Sie die WOPTICUS-Registrierkasse auf. Dieses Programm bietet Ihnen alle Funktionen einer modernen Registrierkasse. Als besonderes Bonbon sind sowohl die nicht abgeholten Aufträge, alle offenen Rechnungen, sowie die Sonnenbrillen, Handelswaren und Pflegemittel aus der Lagerverwaltung unterlegt und mittels Barcodeleser oder Artikeleingabe abrufbar. Die Aufträge können in die Kasse übernommen und gleich ausgetragen werden. In der Lagerverwaltung wird jeder verkaufte Artikel sofort aktualisiert. Wenn Sie an Ihren Rechner eine Kassenschublade, einen Barcodeleser und einen Bondrucker anschliessen, haben Sie eine voll funktionsfähige Registrierkasse mit beliebig vielen Warengruppen, Quittungsdruck, Tages-, Monats- und Jahresabschlüssen.

 

Ende

 

Hier beenden Sie die Arbeit mit dem WOPTICUS – Programm.

 

Ab/Anmelden

 

Ab- und Anmeldung eines anderen Bedieners mit Kennzeichen und Code.

 

Kurzbrief

 

Dies ist die WOPTICUS Textverarbeitung. Sie können Kurzbriefe, Standardbriefe und Faxformulare erstellen und abspeichern. Beim Druck können Sie auf viele WOPTICUS-Datenbanken zurückgreifen. Sie können vorgedruckte Briefbogen verwenden oder einen Briefkopf entwerfen und mit ausdrucken. Außerdem können Sie formlose Briefe erstellen.

 

Beratung

 

Mit diesem Punkt rufen Sie externe Beratungsprogramme, die sich auf Ihrem Rechner befinden, auf.

 


Manager

 

Der Manager-Baustein ist die Verwaltungszentrale des WOPTICUS-Programms. :

Reorganisieren      Wenn Sie ein Update geladen haben, oder falls Ihre Daten durcheinander geraten sind, z.B.: nach einem Stromausfall mit Rechnerabsturz, führen Sie hier eine Neusortierung der Datenbanken durch.

 

Verkäufer                 Hier verwalten Sie alle Bediener des WOPTICUS-Programms, vergeben

jeweilige Kennzeichen und Codes, sowie die Zugriffsberechtigung.

 

Refraktionisten      Hier verwalten Sie die eigenen Refraktionisten und Augenärzte.

 

Lieferanten              Verwaltung von Stamm-Lieferanten und sonstigen Lieferanten.

 

Auswahllisten         Bearbeitung der Strassenverzeichnisse, Anreden, Hobbys, Berufe,

                                   Modebezeichnungen und Regionen.

 

Verzeichnisse        Hier legen Sie die Verzeichnisse der Datenbanken fest.

 

Formulare                Druckerzuweisung und Einstellungen der Formulare.

 

Datensicherung     Sicherung Ihrer Daten auf Diskette, ZIP-Laufwerk oder intern.

 

Glaslieferanten       Verwaltung der Glaslieferanten mit Parametern für die Glasbestellung.

 

Statistiklauf             Aufbereitung der Auftragsdaten für die Statistik.

 

Live-Update            Abruf eines Programm-Updates über das Internet.

 

Datenbank-Info      Übersicht, wie viele Daten Sie insgesamt eingegeben haben.

 

Grundkonfiguration  Hier finden Sie die Verwaltungsdaten.

In Aussehen bestimmen Sie die Farben und Hintergründe von Wegweiser und Eingabemasken.

In Passwörter legen Sie fest, welche Programm-Bausteine mit einer Sicherheitsabfrage versehen werden und welche Sicherheitsstufe.

                                       In Firmendaten speichern Sie die Einschleif- und Refraktionspreise.

Außerdem finden Sie dort die Einstellungen und Druckparameter für die Rechnungen, Mahnungen und Kurzbriefe.

In Einstellungen geben Sie die Anfangswerte ein, wählen die Bildschirmauflösung und bestimmen, wo mit Plus- bzw. Minus-Cylinder gearbeitet wird.

In Schnittstellen tragen Sie ein, womit die Versichertenkarte gelesen wird.

                                       In Sonstiges finden Sie weitere Einstell- und Vorgabemöglichkeiten.

 

Statistiken                   Hier finden Sie eine immer aktuelle Tagesstatistik mit Wochenübersicht.

Außerdem werden Ihnen eine Vielzahl von statistischen Daten angeboten einschließlich Vergleichmöglichkeiten.

Damit diese aktuell sind, müssen Sie im Manager-Programm einen Statistiklauf durchführen.

Glaspreislisten           Die von Ihnen verwendeten Glaspreislisten finden Sie hier. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Listen von Diskette einzulesen, oder die bessere Lösung, nämlich mit dem Punkt Listen aktualisieren mit Hilfe des Internets Ihre Listen überprüfen zu lassen.

Glasbestellung           Bestellung der eingegebenen Brillengläser per DFÜ, E-Mail oder Faxliste.

 

Opti Cash                    Banküberweisungsprogramm (Die Windowsversion ist in Bearbeitung).

 

                                  

Bevor Sie Kunden und Aufträge eingeben ist es wichtig, im Manager-Programm einige Einstellungen vorzunehmen. Das Manager-Programm ist die Schalt- und Verwaltungszentrale vom WOPTICUS

.

Bitte rufen Sie hier zuerst den Punkt Verkäufer auf und geben Sie mindestens einen Verkäufer ein.

Wichtig : Teilen Sie jedem Verkäufer ein eigenes Kennzeichen und einen eigenen Code zu, das Kennzeichen sollte aus zwei Buchstaben bestehen, von denen der erste gross und der zweite klein geschrieben wird. Der Code besteht aus bis zu 6 Zeichen die wahlweise aus Ziffern, Zeichen oder Buchstaben bestehen können. Beispiel :  Hans Müller   Kennzeichen     Code: 564213. Wählen Sie nach dem Speichern der Daten dieses Verkäufers die Zugriffsberechtigung und markieren Sie, zu welchen Programmteilen dieser Verkäufer zugriffsberechtigt ist. Bitte speichern nicht vergessen.

 

Rufen Sie als nächstes den Punkt REFRAKTIONISTEN auf und geben Sie mindestens einen Refraktionisten Ihres Hauses ein. Die Punkte 01  bis  08  sind für die eigenen Refraktionisten  bestimmt, der Punkt 09 ist fest für die Übernahme von alten Refraktionswerten bestimmt, ab

Nr. 10 beginnen die Augenärzte.

 

Wählen Sie nun den Punkt Formulare und prüfen unter Einstellungen, ob Ihr Drucker eingestellt ist. Sollte dies nicht der Fall sein, dann klicken Sie auf das Kästchen neben der Zeile Drucker Nr.1 und übernehmen den gewünschten Drucker. Sie können bis zu drei verschiedene Drucker einstellen und ür jeden Drucker verschiedene Papierschächte. Allen Formularen und Reporten können Sie hier den jeweiligen Drucker und Papierschacht zuweisen.

 

Wichtig wäre noch der Punkt Grundkonfiguration im Manager-Programm. Hier können Sie noch verschiedene Einstellungen vornehmen.

Wenn Sie die Einstellungen abgeschlossen haben, dann kann es schon losgehen.

 


Einige Hinweise zur besseren Bedienung

 

Mit der F1-Taste rufen Sie das jeweilige Hilfefenster auf, welches Sie mit Esc-Taste wieder schließen.

 

In vielen Eingabefeldern stehen Ihnen Tabellen zur Verfügung, aus denen Sie Daten übernehmen können. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, diese Eingabefelder zu öffnen :

 

1.      mit der F2 – Taste.       

2.      mit der Taste Pfeil rechts

3.      mit der Maus durch Klick auf den Button rechts neben dem Eingabefeld

 

Innerhalb der Tabelle können Sie den gewünschten Eintrag durch Doppelklick übernehmen, das Fenster schließt sich selbsttätig. Mit der Esc-Taste schließen Sie die Tabelle ebenfalls.

 

Wenn Sie Felder mit einem Datum ausfüllen müssen, ist es nicht notwendig, die Punkte zu schreiben. Wollen Sie zum Beispiel das Datum 27.05.2001 eingeben, dann schreiben Sie einfach 270501. Nach Drücken der Return-Taste werden die Zahlen automatisch in ein Datum umgewandelt. Das aktuelle Tagesdatum erhalten Sie mit einem Doppelklick der linken Maustaste.